Nowoczesny sekretariat – klucz do sukcesu organizacji

Szkolenie skierowane jest do osób, które pełnią lub planują pełnić funkcje związane z obsługą sekretariatu, recepcji czy wsparciem administracyjnym. To propozycja zarówno dla pracowników stawiających pierwsze kroki w zawodzie, jak i dla tych, którzy mają już doświadczenie i chcą rozwinąć swoje kompetencje, podnieść prestiż wykonywanej pracy i usprawnić organizację codziennych zadań.

W szczególności adresatami są:

• sekretarki i sekretarze – chcący poszerzyć warsztat zawodowy i podnieść jakość obsługi przełożonych oraz klientów,
• asystenci i asystentki zarządu, menedżerów i kierowników – pragnący usprawnić współpracę z przełożonymi, lepiej zarządzać czasem i informacją oraz efektywniej wspierać procesy decyzyjne,
• pracownicy recepcji i biura obsługi klienta – dla których ważne jest profesjonalne pierwsze wrażenie i skuteczna komunikacja z interesantami,
• osoby rozpoczynające karierę w obszarze administracji – które chcą zdobyć kompleksową wiedzę i umiejętności pozwalające szybko odnaleźć się w roli,
• pracownicy biur firm, urzędów i instytucji publicznych – odpowiedzialni za obsługę korespondencji, dokumentów, spotkań czy wydarzeń,
• każdy, kto pragnie rozwinąć kompetencje organizacyjne i komunikacyjne niezbędne w pracy biurowej i reprezentacyjnej.

• szkolenie otwarte

Szkolenie na poziomie uniwersalnym, czyli:.

• Nie jest to szkolenie zupełnie podstawowe – zakłada, że uczestnik zna już biurową rzeczywistość (np. obsługę telefonu, poczty e-mail, podstawy pakietu biurowego).
• Nie jest też szkoleniem eksperckim – nie wchodzi w bardzo zaawansowane tematy typu zarządzanie projektami czy pełne wsparcie zarządu w podejmowaniu decyzji strategicznych.
• Jego główna siła polega na rozwoju kompetencji miękkich (komunikacja, wizerunek, radzenie sobie ze stresem) oraz uporządkowaniu i uprofesjonalnieniu organizacji pracy biura.
• sprawdzi się u osób z niewielkim doświadczeniem, które chcą wejść w rolę w sposób profesjonalny,
• ale też da wartość osobom już pracującym w sekretariacie, które chcą podnieść prestiż swojej pracy i działać bardziej świadomie.

Celem szkolenia jest wzmocnienie roli sekretariatu jako centralnego punktu komunikacji i organizacji w firmie. Uczestnicy poznają nowoczesne standardy pracy, dzięki którym sekretariat przestaje być postrzegany wyłącznie jako wsparcie administracyjne, a staje się strategicznym elementem budującym wizerunek i efektywność całej organizacji.

Podczas zajęć uczestnicy będą rozwijać umiejętności, które pozwolą im działać z większą pewnością siebie i profesjonalizmem – od sprawnego planowania zadań i zarządzania kalendarzem przełożonego, poprzez efektywną komunikację wewnętrzną i zewnętrzną, aż po sztukę tworzenia pierwszego wrażenia i reprezentowania firmy na najwyższym poziomie. Szczególny nacisk zostanie położony na rozwój kompetencji interpersonalnych, radzenie sobie w sytuacjach trudnych i stresowych oraz budowanie prestiżu zawodu sekretarki czy asystenta.

Szkolenie ma charakter praktyczny – uczestnicy będą ćwiczyć realne sytuacje zawodowe, takie jak obsługa gości, organizacja spotkań, prowadzenie korespondencji czy reakcja na nieprzewidziane problemy. Dzięki temu wypracują własny zestaw narzędzi i technik, które pozwolą im działać skuteczniej, a jednocześnie zyskać większą satysfakcję z wykonywanej pracy.

Ostatecznym efektem szkolenia będzie nie tylko lepsza organizacja pracy sekretariatu, ale także podniesienie jego prestiżu i znaczenia w strukturze firmy. Każdy uczestnik wyjdzie z gotowym planem rozwoju osobistego, który pomoże mu wdrożyć nowe standardy i umiejętności od razu po zakończeniu zajęć, przyczyniając się do sukcesu zarówno swojego, jak i całej organizacji.

1. Wprowadzenie

• Rola sekretariatu i asystenta w strukturze organizacji
• Wizerunek profesjonalnego sekretariatu – pierwsze wrażenie jako wizytówka firmy
• Etyka zawodowa i zasady reprezentowania organizacji

2. Organizacja pracy sekretariatu

• Zarządzanie czasem i priorytetami
• Planowanie dnia pracy przełożonego i zespołu
• Prowadzenie kalendarzy, harmonogramów i spotkań
• Praca z dokumentami: obieg korespondencji, archiwizacja, poufność informacji

3. Komunikacja wewnętrzna i zewnętrzna

• Standardy obsługi interesanta i klienta
• Telefon jako narzędzie profesjonalnej komunikacji
• Netetykieta – korespondencja mailowa i elektroniczna
• Komunikacja z przełożonym, współpracownikami i partnerami biznesowymi

4. Kompetencje interpersonalne i autoprezentacja

• Profesjonalna postawa, język ciała i kultura osobista
• Asertywność w kontaktach z przełożonymi i współpracownikami
• Radzenie sobie w sytuacjach trudnych i stresowych
• Sztuka pozytywnego pierwszego wrażenia

5. Narzędzia pracy sekretariatu

• Efektywne wykorzystanie pakietu biurowego i aplikacji online
• Organizacja spotkań i wydarzeń firmowych (logistyka, protokół, obsługa gości)
• Tworzenie notatek, raportów i pism urzędowych
• Podstawy zarządzania danymi i bezpieczeństwo informacji

6. Sekretariat jako centrum organizacyjne

• Wspieranie przełożonego w podejmowaniu decyzji
• Sekretariat jako centrum przepływu informacji w organizacji
• Profesjonalny sekretariat a wizerunek firmy na zewnątrz
• Dobre praktyki i przykłady z biznesu

7. Podsumowanie i ćwiczenia praktyczne

• Analiza studiów przypadków (case studies)
• Symulacje: obsługa klienta, organizacja spotkania, reakcja na sytuację kryzysową
• Wypracowanie standardów pracy sekretariatu w oparciu o realia uczestników
• Indywidualny plan rozwoju kompetencji

• szkolenie online: 1250 zł/os. + 23% VAT
• szkolenie stacjonarne: 1650 zł/os. + 23% VAT

Szkolenie jest zwolnione z VAT w przypadku finansowania ze środków publicznych.

• udział w szkoleniu prowadzonym przez doświadczonego trenera/eksperta,
• materiały szkoleniowe w wersji drukowanej (szkolenia stacjonarne) lub elektronicznej (szkolenia online),
• przerwy kawowe i obiad (szkolenia stacjonarne),
• wsparcie przed szkoleniem: konsultacja wstępna – możliwość przesłania pytań, oczekiwań lub opisu własnego przypadku, który może zostać omówiony podczas szkolenia,
• imienny certyfikat ukończenia szkolenia,
• wsparcie po szkoleniu: możliwość kontaktu mailowego z prowadzącym przez 14 dni.

• szkolenie odbędzie się w godzinach: 9:00-14:00 (z przerwami),
• rejestracja uczestników od godziny 8:45.

• szkolenie online (MS Teams) – szkolenie w czasie rzeczywistym z trenerem/ekspertem na żywo,
• szkolenie stacjonarne (Warszawa – centrum miasta).

• urządzenie z dostępem do internetu – najlepiej komputer lub laptop, ale możliwe jest także korzystanie z tabletu lub smartfona,
• aktualna przeglądarka internetowa lub aplikacja MS Teams,
• działający głośnik (wbudowany lub zewnętrzny) – do odsłuchu treści szkoleniowych.

• kamerka internetowa ,
• sprawny mikrofon,
• ciche spokojne miejsce do uczestnictwa w szkoleniu.

Zachęcamy do aktywnego udziału – włączenie mikrofonu i kamery podczas dyskusji sprawia, że szkolenie staje się bardziej interaktywne i przypomina szkolenie na żywo.

Tel. +48 665 158 378

e-mail: kontakt@cspro.edu.pl